Hemos revisado muchos aspectos del módulo de contabilidad financiera hemos practicado partes de su configuración
hemos realizado contabilización e incluso hemos revisado teoría que nos ha servido para entender uno
de los principales propósitos del módulo que es tener toda la información asentada correctamente en
las cuentas contables para cumplir con el objetivo final que es poder generar los estados financieros.
Es por eso que en esta sesión revisaremos una de las transacciones con la cual podemos obtener esta
información del sistema.
Nos encontramos ya en el menú de usuario y abrimos la ruta de finanzas gestión financiera libro mayor
sistema de información
y de hecho este es un nodo que contiene informes y son tantos que están clasificados cada uno en su
propio apartado.
Por ejemplo si nos interesa revisar el saldo de una cuenta mayor tenemos toda una carpeta con los reportes
que podemos ejecutar y lleva por texto lista de saldos
si por el contrario en lugar de los saldos deseamos consultar las partidas individuales
e incluso las partidas abiertas vamos a tener el apartado específico
tenemos también toda una sección que nos permite revisar el histórico de documentos a través de varios
reportes y que en este caso la carpeta lleva por nombre simplemente documento en el mismo.
Hay incluso reportes que son útiles tanto a auditores internos como externos
puede que más bien nos interese obtener información acerca de los datos maestros relevantes para el
módulo como lo puede ser el plan de cuentas y las cuentas de mayor que están creadas e identificadas
en el mismo
y para eso de igual forma contamos con su propia carpeta cuyo texto claramente nos indica datos maestros.
Vemos entonces que hay una gran cantidad de reportes que SP entrega por estándar con el software.
Pero incluso si en algún momento tenemos necesidades muy específicas de consulta de información que
no cubre ninguno de este gran número de reportes estándar vamos a poder crear nuestros propios reportes
con diferentes herramientas que el sistema nos ofrece.
Pero por el momento lo que más nos interesa es ejecutar un reporte que consulte toda la información
de una sociedad de fe y nos presente los estados financieros así que dichos reportes estándar los tenemos
disponibles en el nodo de informes del Libro Mayor nuevo y en el apartado de balance pérdidas y ganancias
flujo de caja general comparaciones real real y ya.
En este último nodo de la ruta tenemos de hecho diferentes versiones del reporte que se apea desarrollado
a lo largo del tiempo y en esta ocasión la que deseamos revisar es la primera por lo que nos colocamos
en la transacción cuyo título indica balance pérdidas y ganancias comparación.
Datos reales y simplemente damos doble clic en la misma para ejecutar la transacción y que el sistema
nos muestre la pantalla de selección de información ya en esta pantalla vemos que hay una gran cantidad
de campos los cuales podemos utilizar para delimitar la consulta de la información con lo que a partir
de varias ejecuciones del presente reporte pudiéramos consultar la información desde diferentes puntos
de vista y además realizar comparaciones para determinar qué tan exitosa está siendo la estrategia que
se ha seguido como comentamos son muchos criterios por los que podemos delimitar la información pero
por el momento nosotros sólo tomaremos el tipo de moneda y sociedad como delimitaciones principales
para la consulta de la información acerca del tipo de moneda.
Un usuario puede escoger las diferentes monedas disponibles para que con la misma se presente la información
algunas opciones posibles son la moneda de la sociedad de fe y que es lo más común o podríamos escoger
la moneda de grupo por ejemplo o incluso la moneda que se haya definido como moneda fuerte pero en esta
primera ejecución vamos a escoger la moneda de la sociedad de fi por lo que especificamos el valor 10
posteriormente tenemos el campo de sociedad el cual utilizaremos para delimitar la solicitud de la información
sólo para una sociedad de fe y que esta será la sociedad Shetty
y de hecho sabemos hay muchas otras delimitaciones que podríamos especificar con los campos siguientes.
Pero estas son opcionales por lo que llevaremos la barra de desplazamiento ubicada a la derecha de la
pantalla hacia la parte de abajo
para que nos podamos dar cuenta que hay todo otro apartado de campos cuyos identificadores selección
de informes y que contiene varios campos que además son obligatorios para la correcta consulta de la
información por lo tanto empezaremos por capturar el campo de estructura del reporte el cual ofrece
una manera que se tiene en el sistema para poder tener diferentes formas de presentación de los estados
financieros dependiendo de quién sea el receptor de la información como lo pueden ser entidades externas
cuyo ejemplo más claro es un auditor externo podemos tener tantas estructuras como sea necesario y para
este ejemplo escogeremos una general cuyo identificador es y NTP
el campo siguiente es totalmente requerido y es que en el caso de que se estén utilizando diferentes
libros para el registro de la información financiera con este campo sería necesario especificar a partir
de cuál libro se debe de llevar a cabo la recuperación de la información para presentarla en los reportes
para este caso sólo nos interesa la información del libro principal que en nuestro caso es el libro
cuyo identificadores será L por lo que capturamos dicho identificador en el campo
y finalmente como última parte de esta sección tenemos seis campos que todos son requeridos y con los
que hay que definir el ejercicio y los períodos por los que se desean se ha realizado la consulta de
la información y entonces puede surgir la duda de por qué existen seis campos y además por qué todos
son requeridos y esto es simplemente debido a que tres de ellos son para establecer el ejercicio y los
periodos por los que deseamos se muestre la información y los otros tres son para establecer un ejercicio
y periodos contra los cuales comparar sobre estos campos debemos hacer algunas aclaraciones para entender
su uso y por lo tanto que puedan explotar al máximo las capacidades de reporteo y de comparación para
un primer escenario vamos a pensar que se desea hacer la consulta de la operación de todo el ejercicio
fiscal y compararla con la del ejercicio fiscal anterior.
Para lograr esto completaremos el ejercicio fiscal actual en el campo cuyo texto indica año del informe
y en los siguientes dos campos cuyos textos indican periodo informe de periodo informe a capturemos
el indicador del período que nos interesa.
Como hemos comentado en este escenario en el grupo que adquirió el software se sigue una norma que indica
que los periodos coinciden con el calendario natural por lo que capturemos en el campo de período informe
de El valor de 1 y en el campo cuyo texto es periodo informe a completaremos el valor de 12 con lo que
estaríamos contemplando los 12 periodos de operación normal posteriormente en el campo cuyo texto indica
año de comparación capturemos el valor del ejercicio fiscal anterior para poder cumplir con este primer
escenario planteado y de forma similar.
Tenemos dos campos cuyos textos indican periodos de comparación de periodos de comparación a y de hecho
capturemos los mismos valores es decir en el primer campo completaremos el valor de uno y en el segundo
el valor de doce y con esto ya estaríamos listos para solicitar al sistema la ejecución de la consulta
de información y la presentación de la información en el reporte.
Sin embargo todavía no procederemos con dicha ejecución para ejemplificar más escenarios.
De hecho podemos pensar en el caso de que no le interese al usuario comparar contra ningún período ni
ejercicio fiscal anterior.
Sin embargo los campos de comparación son requeridos razón por la cual podemos optar por colocar los
mismos valores en ambos conjuntos de campos es decir en el campo de año del informe colocaríamos del
año en curso y en los siguientes dos campos que son periodo informe de período completaremos 1 y 2 respectivamente
y en los siguientes tres campos simplemente repetiremos los mismos valores es decir para el campo de
año de comparación capturemos el valor del ejercicio fiscal actual
y para los campos de períodos de comparación de período de comparación a repetiremos los valores de
1 y 2 respectivamente
eso sería suficiente para que el usuario pudiera solicitar la consulta de la información.
En este segundo escenario aunque igual podemos pensar en un tercer escenario en el que el usuario no
deseara realizar la consulta de la información por todos los periodos del ejercicio fiscal sino sólo
por uno por ejemplo el período en curso.
Bueno para esto debería de capturar en el campo de año del informe el valor del ejercicio actual pero
el cambio vendría en los siguientes dos campos ya que en el campo de periodo informe que se captura
haría sólo el valor del período por el cual quiere consultar la información.
Por ejemplo el período 2 y el campo de período A. El usuario de igual forma establecería el valor del
segundo periodo para la parte de comparación.
También debemos de considerar cambios pertinentes ya que pensemos que se dejan los valores de 1 y 2
lo que sucedería es que con la información que presentar el sistema se estaría comparando sólo un período
de operación del ejercicio en curso contra todo un ejercicio completo de operación del año anterior
lo cual no es muy justo por lo que en los campos de comparación el usuario debería de capturar para
el año de comparación el valor del ejercicio fiscal anterior y para el campo cuyo texto indica un periodo
de comparación de capturar el mismo valor es decir dos así como para el período de comparación.
También se capturan y el valor 2 De hecho esta es la forma en que vamos a solicitar la consulta de la
información para este ejemplo por lo que una vez que nos hemos cerciorado de que se tienen los valores
correctos en los respectivos campos solamente llevaremos el cursor al primer botón de la barra de herramientas
de transacción cuyo dibujo es un reloj con una pequeña paloma de color verde y que sabemos su funcionalidad
es la de ejecutar para que el sistema revise la información en las tablas de la base de datos
y una vez que ha terminado nos presente el resultado.
En esta otra pantalla ya podemos ver el total de activo y pasivo e incluso un apartado que lleva por
título cuentas sin asignar ya que hay que recordar que en la pantalla anterior de selección de información
teníamos un campo para indicar la estructura de balance que se debe demostrar.
Dicha estructura al ser creada por un usuario puede que por error no se hayan asignado todas las cuentas
o incluso si en la organización se ha optado por utilizar el enfoque de cuentas simplemente estaría
correcto que hubiera ciertas cuentas no asignadas para esta estructura ya que éstas fueran cuentas en
las que se llevan algunas de las diferentes normas de información queda claro que es importante obtener
un detalle mayor de la información y no solo revisar los totales por lo que mostraremos una primer forma
en la que se puede navegar a través de la información.
En este tipo de reportes para esto les pedimos centran su atención en la parte inferior izquierda del
reporte de hecho a la izquierda de los nombres de los nodos ya que como se pueden fácilmente dar cuenta
se tiene disponible un botón cuyo dibujo es una especie de símbolo de suma sabemos que es posible presionarlo
incluso porque si se fijan en el cursor es fácil identificar que se modifica al colocarlo sobre dicho
botón indicando que podemos dar clic y por lo tanto lo presionamos para que se expanda la información
si se dan cuenta es muy similar a la navegación por el menú de usuarios o de configuración.
Otro punto muy importante que aprovechamos para mencionar en este momento es que otra función del botón
con icono similar al símbolo de suma es indicar que existe un mayor detalle a consultar ya que si en
algún nodo no se tiene disponible el botón simple y sencillamente podemos concluir que no hay más información
que podamos consultar es por esto que vemos que tenemos otro nodo que contiene todas las afectaciones
que pertenecen al activo circulante y si expandimos el mismo existen dos nodos por debajo el primero
lleva por texto cuentas por cobrar y otros activos y el segundo es el de cheques efectivo y depósitos
expandimos ahora el de cuentas por cobrar y otros activos
tenemos solamente cuentas por cobrar.
Así que expandimos este nodo para darnos cuenta de que la forma en que fue creada esta estructura del
reporte es para mostrar el detalle de las cuentas pendientes organizadas por el tiempo a su vencimiento.
Y es que en este caso que tenemos una cuenta por cobrar que vence en el corto plazo la tenemos clasificada
dentro del nodo de adeudos menores a un año.
Por último abrimos ese nodo final para que se nos muestre la cuenta 140 000 qué sabemos es en la que
se lleva el control de las cuentas por cobrar y que se le colocó por título créditos deudores interior.
Es decir nacionales el monto es de 5000 mil euros ya que esa fue la cuenta que generamos en una de las
sesiones anteriores para una de las demostraciones como hemos comentado que se pueden generar reportes
como el presente es el objetivo más importante del módulo de contabilidad financiera como siempre los
invitamos a seguir aprendiendo con nuestros cursos y escribirnos con todos sus comentarios y dudas a
nuestro correo Zap en tu idioma arroba gmail.com.