Hemos cerrado un período contable pero precisamente Qué efecto provoca ese hecho para los usuarios del
sistema.
Como hemos comentado la utilidad de cerrar un periodo radica en que una vez que hemos declarado un periodo
como cerrado entonces ningún usuario pueda alterar las cifras que ya se presentaron en los estados financieros
y que incluso puede que se hayan utilizado como base para cálculo y pago de impuestos.
Es para este punto que nos queda más claro la trascendental importancia de este proceso ya que si por
algún motivo la autoridad hacendaria nos requiriera y el grupo empresarial entrara a un proceso en el
que se revisarán los montos declarados y sobre los cuales se realizaron cálculos para pagar impuestos
y resultara que la información con la que se hizo el cálculo ya no coincide con lo que se tiene en el
sistema el grupo se pudiera hacer acreedor a una sanción ese claro está es el peor escenario.
Pero aunque no sucediera que la autoridad no requiriera la revisión de esta información de periodos
anteriores simplemente podemos imaginar el caso en el que un gerente de alto nivel o incluso la Junta
Directiva desea llevar a cabo comparaciones utilizando esta información de periodos anteriores y resultara
que no coinciden pues evidentemente los miembros de dicha junta directiva quedarían muy decepcionados
y perderían la confianza para poder obtener reportes y tomar decisiones con base en la información que
se tiene en el sistema.
Es por esto que toma tanta relevancia el hecho de cerrar los periodos contables una vez que se haya
completado correctamente todas las contabilización de dicho periodo ya que una vez cerrado el periodo
el sistema rechazará cualquier intento de un usuario para poder modificar la contabilidad en el período
que ha terminado vemos.
Vamos entonces a mostrar de forma intencional el error que le presentaría el sistema a un usuario cuando
intenta contabilizar en un período que está cerrado para lo cual ya nos encontramos en el sistema en
el menú de usuario y es necesario abrir la ruta de finanzas gestión financiera libro de mayor contabilización
FB 50 registrar documento de mayor hemos visto ya el proceso para capturar un documento de este tipo
por lo que sabemos que las fechas es lo primero que debemos capturar el sistema nos va a proponer la
fecha de contabilización pero recordemos que lo que deseamos es intentar contabilizar en un periodo
que ya está cerrado por lo que escogeremos una fecha del período anterior para ambos campos nos colocamos
entonces en el campo de fecha de documento y utilizamos la funcionalidad de entradas posibles para que
se nos muestre el calendario completo
nos cambiaremos al periodo anterior utilizando la ayuda del calendario y escogemos el último día del
periodo
repetimos el proceso para el campo de fecha de contabilización
y procedemos a completar la información de los partidos individuales en la parte inferior de la pantalla.
Empezamos en la primera línea capturando la cuenta 113 mil 100
seleccionamos posteriormente el tercer campo el valor de deve y en el campo de importe introducimos
el monto de un euro pues al fin y al cabo esta es solo una prueba para demostrar el error.
De hecho vamos a mostrar que ni siquiera es necesario completar una cuenta de contrapartida para que
el sistema se dé cuenta del error y nos avise esto es porque es común que para validar la información
que hemos capturado hasta el momento y que por ejemplo se nos muestre el valor del texto breve de la
cuenta en esta transacción los usuarios presionan la tecla Enter con lo que el sistema justamente lleva
a cabo estas acciones.
Por lo tanto presionamos la tecla y como vemos en lugar de que auto complete ese campo y nos permita
continuar ya nos presenta un mensaje de error en la barra de estado que indica que el periodo que deseamos
afectar no está abierto para contabilización.
Como comentábamos el sistema ni siquiera permite que perdamos más nuestro tiempo ya que no nos permite
continuar capturando información de un documento que simple y sencillamente no se puede registrar.
Y como este es un mensaje de error únicamente tenemos dos opciones en este momento una de ellas es cambiar
la fecha y especificar entonces un día en un periodo que sí esté abierto aunque muchas veces esto no
es lo más correcto ya que por alguna razón es que deseábamos afectar el periodo anterior por lo que
la única otra opción que tenemos es cancelar en este instante la captura para platicar con el director
financiero o el gerente que tenga acceso a la transacción para ver si es todavía factible que se pudiera
abrir momentáneamente el periodo por lo que llevamos nuestro cursor al botón amarillo de la barra de
herramientas para cancelar y salir de la transacción.
Al mismo tiempo presionamos lo presionamos y el sistema nos pide que firmemos que esto es lo que realmente
deseamos hacer ya que se perderán los datos a lo que respondemos dando clic en la opción de si para
que de esta forma ya nos regrese al menú de usuario y como hemos comentado se busque al responsable
para poder tomar la decisión adecuada sobre este movimiento pendiente.
Entendemos ahora uno de los candados más poderosos que ofrece el sistema para salvaguardar la integridad
y calidad de la información que queda asentada en el módulo de contabilidad financiera.
Pero una vez más es necesario recalcar el hecho de que f es el centro de todo el sistema por lo que
en el momento en que cerramos el periodo contable.
Si hay personas en otros módulos que todavía no terminaban sus operaciones y las intentan acabar después
de que el período fue cerrado.
Simple y sencillamente el sistema no se los permitirá presentando mensajes como el que revisamos en
la presente sesión es por esto que pocas personas son las que tienen acceso a la transacción lo cual
como hemos comentado se controla a través de roles y permisos que se le otorgan a nuestro usuario y
por otro lado también es muy necesario tener una comunicación muy clara a través de toda la organización
especificando la fecha en que se llevará a cabo el cierre de cada uno de los periodos y que no sea un
comunicado que se quede en el departamento contable.
Esperamos que ve claro lo importante del proceso y cómo llevar a cabo.
Y les recomendamos que nos pueden contactar en el correo Zap en tu idioma Rovelli mail puntocom con
todas sus dudas y comentarios.