Hemos visto ya cómo uno puede equivocarse al haber registrado un documento y por lo tanto corregir primero
anulando el documento erróneo para posteriormente contabilizarlo correctamente.
Pero qué sucede si el documento ya hubiera sido compensado.
Es decir imaginemos una factura que ya había sido pagada y hasta un momento posterior es que nos damos
cuenta de que hubo un error en la contabilización.
Lo cierto es que será imposible no leer el documento de la forma en que lo hemos demostrado debido a
que éste es un movimiento que ya fue compensado.
Por lo tanto el proceso es diferente ya que si este es el caso lo primero que un usuario tiene que hacer
es anular la compensación para posteriormente anular el documento erróneo y en esta lección comenzar
comenzaremos con un ejemplo completo que nos servirá justamente para demostrar dicho proceso.
Revisando también en diferentes reportes la consecuencia que implica la anulación de la compensación
es decir será fácil entender la forma en que al anular una compensación las partidas que ya habían sido
compensadas ahora serán partidos abiertos de nuevo como estamos comentando.
Realizaremos un ejemplo central por lo que en esta sesión crearemos un nuevo dato maestro de deudor
que utilizaremos para ejemplificar todas las consecuencias de la contabilización errónea así como su
corrección.
Por lo tanto ya nos encontramos conectados al sistema en el menú de usuario por lo que abrimos la ruta
de finanzas gestión financiera deudores Datos Maestros y Fdez 0 1 creás si ya nos encontramos en la
transacción basta con dar doble clic sobre cualquier palabra de la misma
y de esta forma el sistema ya nos muestra una ventana emergente en la que podemos introducir los datos
para crear el nuevo dato maestro.
Sin embargo aprovecharemos este nuevo escenario para demostrar la creación de un dato maestro de deudores
a partir de uno que ya existe por esa razón es que tenemos un conjunto adicional de campos en la parte
inferior de la ventana emergente cuyo identificador de conjunto indica modelo como estoy marcando en
estos momentos
y es que justamente con la información que capturamos en este conjunto de campos podremos especificar
cuál es el dato maestro que ya existe y que por lo tanto deseamos se tome como modelo para el nuevo
para este ejemplo tomaremos el deudor cuyo identificadores mil y con la información de la sociedad mil
así que capturamos esos valores en los campos de deudor modelo y Sociedad de fe y modelo respectivamente
y sabemos que en la parte superior de la ventana emergente tenemos los campos para especificar los valores
del nuevo dato maestro.
Por lo que este nuevo dato maestro deseamos pertenezca a la sociedad de fe y Sethi así que capturamos
dicho identificador en el campo correspondiente e igual escogemos el identificador 1008 para el nuevo
dato maestro una vez que hemos completado correctamente los valores de todos los campos simplemente
podemos presionarlas de clientes
y el sistema nos presenta la primer pantalla con la que podemos capturar la información general para
este nuevo cliente.
Por lo tanto capturamos el nombre de este nuevo deudor para lo que escribimos en el primer campo cliente
set
en el campo de concepto de búsqueda que está marcado también como requerido escribiremos el nombre corto
CETC
les pedimos pongan atención a este campo y al valor que estamos colocando para él mismo ya que el concepto
de búsqueda es muy útil para recuperar fácilmente el identificador del dato maestro si es que no lo
recordamos y es que justamente en este campo lo más normal será capturar las siglas o nombre corto con
el que se identifica como comúnmente a esta entidad y posteriormente los detalles de la dirección.
Completamos un texto para la calle
en el número lo completamos con el valor 123
el código postal sabemos que es muy importante se complete con el formato requerido que son 5 caracteres
por lo que capturamos 90 mil 110 y en la ciudad o población capturamos estudiar
para el país.
Hay que cerciorarnos que se tenga el identificador de Alemania por lo que podemos utilizar el botón
de entradas posibles para buscarlo.
Así que nos colocamos en el campo y presionamos la tecla de función f 4 y del listado correspondiente
damos clic en la entrada para el país de Alemania una vez que hemos completado estos datos básicos es
necesario verificar si es el caso completar la información específica de sociedad por lo que sabemos
hay un botón en la barra de herramientas de transacción cuyo texto indica datos de sociedad por lo que
llevamos nuestro cursor al mismo y damos un clic
con lo que el sistema nos presenta inmediatamente una nueva pantalla en la que se obtienen los datos
relacionados con el registro contable para la sociedad que escogimos.
En la primera ventana emergente y es justo aquí en donde vemos con mucho mayor claridad la utilidad
de crear el nodo maestro.
A partir de un modelo que ya existía y es que como pueden observar en la pantalla para muchos de los
campos el sistema autocompletado los valores por nosotros sobre esto es importante mencionar varios
puntos.
El primero es que dichos valores el sistema los obtuvo de consultar el dato maestro original copiando
dichos valores y de esta forma los completó en esta pantalla.
Otro punto muy importante que es necesario entender es que estos valores se pueden modificar es decir
la forma en que está concebida esta funcionalidad es para ayudar lo más posible a los usuarios.
Así que si un usuario sabe que ya existe un dato maestro que es bastante similar al dato maestro nuevo
que desea crear entonces lo toma como modelo y como el sistema autocompletar a estos campos el usuario
tendrá que escribir mucho menos.
Y como sabemos también se reducirán los errores de dedo ya que si el dato maestro original fue creado
correctamente será correcto también que los campos tengan esos mismos valores.
Pero como hemos mencionado el sistema está diseñado de tal forma que se le ayude al máximo a los usuarios
y que nunca se les obstruye su labor.
Es decir esta copia de valores no es restrictiva en el sentido de que no obliga al usuario a utilizar
estos valores con lo que dicho usuario puede optar por borrar alguno de los valores en los campos y
escoger uno diferente para este nuevo dato maestro para ejemplificar esto.
Tomemos el caso de la cuenta asociada que es de suma importancia para el módulo de contabilidad financiera
y es que pensemos que se está creando un nuevo cliente nacional a partir de uno que ya existe pero que
pertenece a otra industria si este es el caso.
Muchos de sus campos tendrán los mismos valores si no es que todos excepto la cuenta sociedá debido
a que para esas sociedades Felli en particular se clasifican los movimientos de los clientes en diferentes
cuentas asociadas dependiendo de la industria a la que pertenezca.
Pongamos como ejemplo que la Organización para la cual estamos implementando el módulo de contabilidad
financiera se dedica a producir esencias y aromas para alimentos.
Este gran grupo tiene clientes en diferentes industrias como lo pueden ser clientes en la industria
de frituras y botanas y otros clientes en la industria de alimentos enlatados.
De esta forma podría tener una cuenta asociada para cada uno de esos tipos de clientes es decir habría
una cuenta asociada para clientes en la industria de frituras y botanas y otra asociada para clientes
en la industria de alimentos enlatados y así sucesivamente para las demás industrias en las que se tengan
clientes por lo tanto a pesar de que se hubiera logrado concretar una venta con un nuevo cliente nacional
y que por lo tanto estemos creando su toma esto a partir de un cliente nacional que ya existía.
Será necesario tener ciertos valores diferentes como lo es justamente la cuenta asociada y el sistema
claro que nos lo va a permitir y eso es lo que nos referimos acerca de que jamás se va a obstaculizar
el trabajo de los usuarios.
Para este ejemplo que estamos demostrando no será necesario borrar la cuenta asociada y escoger una
nueva por lo que dejaremos la cuenta 140 000 y de hecho sabemos que se copiaron los valores para otros
campos como lo es el grupo de tesorería que justamente sirve para especificar la forma en que se reflejan
los movimientos en reportes para el tesorero y otros más sin embargo todos están correctos por lo que
simplemente podemos avanzar y revisar ahora los valores de los campos de la pestaña de pagos en la cual
una vez más vemos que el sistema copió valores como las condiciones de pago y otros que también están
correctos.
Por lo mismo podemos por último revisar los campos de la pestaña de correspondencia en el que tenemos
por ejemplo el procedimiento que se debe de seguir en caso de reclamaciones así y algunos otros.
Pero como de igual forma todos están correctos ya es suficiente para llevar nuestro cursor a la barra
de herramientas estándar cuyo dibujo es un disquete de 3 y 10 pulgadas para grabar nuestro nuevo dato
maestro damos clic en el mismo y en automático el sistema nos devuelve a la primer pantalla de esta
transacción en la que se nos presenta la ventana emergente para creación de datos pero lo más importante
es notar que en la parte inferior de la pantalla en la barra de estado el sistema ya nos despliega un
mensaje de éxito en la grabación del nuevo dato maestro corroborando incluso el identificador de este
dato maestro en la sociedad que escogimos con la creación del nuevo dato maestro.
Terminamos esta lección pero los invitamos a revisar las siguientes lecciones para aprender todo lo
necesario para la anulación de la compensación.