Una vez que nos ha quedado claro que un documento financiero que ya forma parte de la contabilidad es
imposible modificarle campos como las cuentas contables o los montos nos surgió la duda desde la lección
anterior acerca de qué podemos hacer si nos equivocamos al capturar nuestro movimiento y la respuesta
es que la única posibilidad es anular el documento erróneo para posteriormente contabilizarlo de nuevo
correctamente.
Aquí de hecho es importante notar que por lo tanto van a quedar registrados tres documentos en el sistema
una vez que hayamos terminado por completo el proceso el primer documento es el documento original que
contabilizamos es decir el documento erróneo.
El segundo documento es el que vamos a registrar en esta lección y que es el documento que anula el
documento original y finalmente tenemos un tercer documento que será el que registremos para que se
tenga correctamente la cuenta por cobrar con el cliente.
Es importante notar que mencionamos que el segundo documento anula el erróneo en ningún momento hemos
dicho que se borre el documento.
De hecho ningún documento que ya forma parte de la contabilidad se puede eliminar o borrar y esto es
totalmente necesario y consistente con la parte de auditoría que sabemos nos marca ciertos requisitos
para que se puedan firmar los estados financieros como confiables por los despachos de auditores una
vez que hemos aclarado este punto que es fundamental.
Vamos entonces a entrar a la transacción ubicada en la siguiente ruta finanzas
gestión financiera deudores documento anular
FB cero 8 anulación individual en esta transacción.
Como en muchas otras del sistema que hemos revisado SAP busca ayudarnos y facilitar nuestras tareas
con lo que ya nos propone valores para la sociedad para el Ejercicio Fiscal pero vemos que está vacío
el tercero de nuestros campos indispensables qué es el número de documento
esta funcionalidad lejos de ser un error fue programada así a manera de prevenir que un usuario anule
un documento por error.
Es decir el sistema nos está Fors forzando a que conscientemente coloquemos el número de documento que
deseamos anular y de esta forma tenemos que haber nosotros revisado en algún otro reporte dicho número.
Simple y sencillamente estar seguros de que es el erróneo en este caso.
Para simplificar la explicación me permití pierde la transacción anterior por lo que aquí solamente
es necesario colocarnos sobre el campo y pegar el valor al presionar las letras control y la tecla uve
simultáneamente vemos también otro campo con el nombre de motivo de la nula anulación que es uno en
el que podemos especificar un valor que como su etiqueta lo indica nos va a servir para que quede registrado
en el documento.
La razón por la que estamos anulando nuestro documento con esta información es posible llevar ya nuestro
cursor a la barra de herramientas estándar y de esa forma anular el documento.
Sin embargo si prestamos atención a la barra de herramientas de transacción podemos rápidamente encontrar
el botón de visualizar antes de anular que siempre les voy a recomendar pulsar antes de contabilizar.
Ya se pueden imaginar que realmente es como el presionar el botón de simular antes de contabilizar una
factura.
Aquí de igual forma siempre les voy a recomendar presionarlo ya que así podemos revisar que efectivamente
sea el documento que está incorrecto entonces vamos a presionar el botón para que ustedes se puedan
dar cuenta de que realmente estamos viendo el documento en la misma transacción que revisamos elecciones
anteriores FB 0 3 así que aquí sólo lo examinamos nos fijamos en los montos en las cuentas vaya no ser
doramos de que sí haya sido el documento que contabilizamos erróneamente y que para nuestro ejemplo
claro que lo es debido a que por error de dedo se nos fue un cero de más y en lugar de crearlo por un
valor de un millón lo creamos por 10 millones.
Así que no queda más que anularlo por lo que nos gustaría dar clic en el botón de contabilizar para
que quede anulado ya este movimiento erróneo pero nos damos cuenta de que el botón está gris es decir
está deshabilitado y esto es simplemente porque como ya habíamos mencionado hace unos momentos esta
es la transacción que únicamente nos sirve para visualizar por lo que está completamente prohibido contabilizar
algo desde la misma por lo tanto vamos a dar clic en el botón verde de regresar ubicado en la barra
de herramientas estándar para que el sistema una vez más nos presente en la pantalla donde ya tenemos
habilitado nuestro botón de disquete y bastará con presionarlo para que el movimiento quede anulado.
Damos clic sobre él y como es normal el sistema ya nos muestra el número de documento que generó para
anular el documento erróneo en las siguientes elecciones.
Revisaremos qué efectos tuvo el que hayamos anulado el documento pero por lo pronto les agradecemos
su atención y esperamos cualquier duda o comentario ASAP en tu idioma arroba gmail.com.