Una vez más nos encontramos con una lección extra que será rápida y muy sencilla pero como siempre muy
importante y útil.
Y es que en ella veremos cómo realizar una acción que ya hemos revisado pero ahora lo haremos de una
forma mucho más rápida y a lo que nos estamos refiriendo es a visualizar un documento que acaba de ser
contabilizada en elecciones anteriores.
Hemos contabilizado una cuenta por pagar que si recordamos nos genera un documento financiero y hemos
aprendido también cómo visualizar dicho documento contable directamente en la transacción correspondiente
pero en esta ocasión revisaremos dos funcionalidades nuevas en la primera de ellas aprenderemos cómo
simular la creación del documento antes de dar clic en el botón de contabilizar para estar convencidos
de que lo que estamos contabilizando está correcto.
Y la segunda funcionalidad será la forma más rápida de ver el último documento que acabamos de contabilizar.
Estas son funcionalidades adicionales a la forma de trabajo que ya hemos visto pero que definitivamente
nos ayudan a trabajar mucho más rápido en el sistema y por ende liberan tiempo de nuestra agenda para
poder enfocarnos a cosas más importantes.
Así que sin más preámbulo vamos directo a generar una nueva contabilización para nuestro acreedor.
Para esto abrimos la ruta que ya conocimos en sesiones anteriores.
Finanzas gestión financiera acreedores contabilización FB 60 factura y de igual forma a como lo hicimos
en la sesión anterior debemos de dar doble clic sobre la línea para que el sistema nos permita entrar
a la transacción y realmente vamos a repetir el mismo proceso.
Es decir vamos al campo de acreedores y utilizamos el botón de entradas posibles para rápidamente Encontrar
el proveedor que nos presentó su factura.
Entonces nos colocamos en el campo y damos clic en el botón de entradas posibles.
Sabemos entonces que una buena forma de buscar nuestro acreedor para estos primeros ejemplos es con
una búsqueda a partir de la sociedad así que seleccionamos la pestaña con título de acreedores por sociedá
y nos aseguramos que tenga el valor de la sociedad.
F y para la cual estamos queriendo contabilizar este documento en nuestro caso es el identificador €1000
procedemos a solicitar la búsqueda de los datos maestros que cumplan con nuestras restricciones así
que presionamos la tecla Enter o llevamos el cursor al botón con el dibujo de paloma y damos clic en
él.
Sabemos entonces que el sistema hace la consulta de todos los datos maestros y nos presentó un listado
con los resultados en el mismo.
Solo debemos buscar a nuestro acreedor expertos en servicios de limpieza y dar doble clic sobre la línea
para que automáticamente se auto complete el valor en el campo de la pantalla de contabilización.
Una vez realizado esto vamos a capturar las fechas asegurándonos para este ejemplo que tanto la fecha
de contabilización como la fecha de documento tengan el mismo valor.
Ahora vamos a capturar el campo de importe que en este caso será por un monto de 500 000 euros.
Al igual que en los ejercicios anteriores vamos a establecer un impuesto al 10 por ciento para lo que
vamos a hacer cerciorarnos de marcar la casilla de cálculo automático del impuesto y también muy importante
verificar que en el campo de indicador de impuestos tenga el indicador 1y para el impuesto al 10 por
ciento.
Ahora sabemos que de la mitad de la pantalla para abajo podemos capturar la cuenta de gasto y que en
este caso una vez más vamos a utilizar la cuenta de gasto de servicios de limpieza que creamos específicamente
para estos ejemplos.
Así que si recordamos esta tiene el identificador 416 mil 5 por lo que tecleamos este valor directamente
en el campo.
Nos falta capturar el monto por lo que nos colocamos en el campo de importe moneda del documento y ahí
capturamos.
De igual forma el monto de 500000 euros
y finalmente antes de poder demostrar las funcionalidades adicionales que son el objeto de esta lección
extra falta.
Si recuerdan especificar la conexión con el módulo de contabilidad administrativa así que para eso vamos
a presionar unas 12 veces nuestra tecla de tabulador para poder encontrar el campo de centro de costos
una vez que hemos hecho esto capturamos el identificador del centro de costos en el que vamos a querer
ver reflejado el movimiento que para nuestro ejemplo será el que tiene un identificador de 1200 hasta
este punto.
Lo que hemos hecho es exactamente lo mismo que en el ejercicio anterior cuando contabilizamos la factura
a nuestro acreedor pero justo ahora es cuando empezaremos a demostrar las dos funcionalidades adicionales
que comentábamos.
La primera es el poder simular nuestro documento pero exactamente a qué nos referimos con simular un
documento.
Aquí es necesario comentar que prácticamente cualquier documento contable se puede simular primero.
Esta funcionalidad no es exclusiva de cuentas por pagar y entonces a lo que nos ayuda esta función es
a poder verificar cómo se ve nuestro documento.
Una vez que ya lo tenemos completo pero antes de contabilizarlo y esto evidentemente tiene el beneficio
adicional de poder revisar lo que pretendemos contabilizar antes de hacerlo y de esta forma podemos
darnos cuenta de algún error de captura que hubiéramos cometido vaya.
El clásico error de dedo por ejemplo en algún monto o incluso algún error de asignación es decir que
nos hayamos equivocado en la cuenta contable que escogimos o en el centro de costos ha afectado.
Entonces para poder aprovechar esta funcionalidad lo único que vamos a tener que hacer es llevar nuestro
cursor a la barra de menús y de hecho hay que dar clic en el primer menú que tiene como identificador
la palabra documento.
Si revisamos es fácil de poder darnos cuenta de que existen una gran variedad de opciones pero vemos
que la opción que deseamos está justo en la parte de abajo con el texto de simular entonces basta con
llevar nuestro cursor a dicha opción y dar un clic para que el sistema nos muestre una pantalla muy
similar a la que vimos cuando realizamos el ejercicio de visualizar documento.
La única y muy importante diferencia es que este documento aún no está contabilizado claro está.
Ahora bien si recordamos las primeras lecciones del curso en las que apenas entramos al sistema y que
revisamos las partes de la pantalla comentamos que las funciones a las que tenemos acceso a partir de
las opciones de la barra de menús muchas veces iban a tener también botones en otras partes de las pantallas
que hacen exactamente lo mismo al ser pulsados.
Bueno pues aquí tenemos un claro ejemplo de esa forma en la que está creado el sistema ya que si se
fijan en la pantalla pueden ubicar rápidamente en la barra de herramientas de transacción un botón cuyo
dibujo es el de un ábaco y que justo en el texto dice simular.
Bueno pues si lo pulsamos hará exactamente lo mismo.
Incluso podemos ver cómo si me dirijo al campo pero no doy clic sobre él se nos muestra la ayuda emergente
y podemos ver que esta funcionalidad también se puede alcanzar a partir de presionar la tecla F 9.
Yo en esta ocasión voy a presionar la opción de menú que revisábamos hace unos momentos para lo cual
simplemente llevo el cursor a la parte de arriba de la pantalla menú documento y función de simular
vemos entonces las tres partidas.
Primero la de la cuenta por pagar.
Vemos también la cuenta de gasto y por otro lado tenemos también la porción del impuesto queda claro
que esta funcionalidad es muy importante y demasiado útil al grado de que al menos yo recomiendo siempre
simular nuestros documentos antes de contabilizarlo.
Aunque claro pasa un poco lo mismo que con el botón de entradas posibles ya que la recomendación es
siempre utilizarlo ya que es muy probable que debido a nuestra gran experiencia nos confiemos y digamos
no para que utilizó la ayuda.
Sí ya sé qué valor escribir pero entonces muchas veces creamos como sabemos perdón caemos como sabemos
en el error de Redo cosa que hubiéramos evitado si utilizamos el botón de entradas posibles ya que con
él definitivo no hay forma de equivocarnos entonces ya cuando los usuarios o incluso los consultores
tienen algo de tiempo utilizando el sistema y por lo mismo se confían pues de forma similar se preguntan.
Yo para qué voy a perder tiempo simulando el documento tengo tanta experiencia que sé que todo va a
salir bien así que mejor directamente contabilizó mi movimiento pero es que si se pierde el verdadero
motivo de utilizar la funcionalidad de simular que no es verificar en sí que hayamos capturado los campos
requeridos eso sí no lo hicimos correctamente.
El sistema se va a encargar de especificarlo con un mensaje de error que como sabemos no nos va a dejar
hacer nada en la pantalla hasta que lo corrijamos no.
Definitivamente este no es el objeto de la función de simular su verdadero objetivo es presentarnos
todo el documento que estamos a punto de contabilizar para que primero a manera de resumen como lo estamos
viendo en esta pantalla.
No ser cederemos de que las partidas están correctas por ejemplo que no nos hayamos equivocado en los
cuentos que escogimos en los montos o incluso las partidas que genera el sistema de forma automática
estén igual correctamente generadas como hemos ya comentado sería algo similar a usar el botón de entradas
posibles para garantizar que no cometamos errores.
Bueno pues aquí sería útil el simular para asegurarnos que nuestro documento está correcto y esto tomará
aún más sentido cuando revisamos los campos de un documento que se pueden modificar o cuáles no..
Además no sólo podemos revisar nuestro documento así como lo tenemos en pantalla a manera de resumen
sino que además podemos entrar al detalle de cada una de las partidas para verificar cómo están todos
los campos de dicha partida.
Por ejemplo vamos a entrar al detalle de la cuenta por pagar para lo que simplemente daremos doble clic
en la línea y ya vemos que entonces el sistema nos presenta el detalle donde ya podemos ver el importe
de la cuenta por pagar pero también detalles que no teníamos en la pantalla anterior de resumen como
lo pueden ser las condiciones de pago que como sabemos el sistema nos va a proponer las que se tengan
en el dato maestro y que nosotros aquí podemos cambiar si así lo deseamos.
De forma similar podríamos modificar otros campos como son el campo de asignación o como lo podrían
ser los campos de texto incluso la división o regresando a las condiciones de pago hasta la fecha base
podríamos modificar básicamente podemos modificar todo y eso es porque necesitamos recordar que el documento
aún no forma parte de la contabilidad.
Todavía no hemos dado clic en el botón de contabilizar y por lo tanto todos estos campos todavía son
editables todavía podríamos cambiar de parecer y modificar alguno de sus valores.
Vamos entonces a pulsar el botón de regresar de la barra de herramientas estándar o lo que es lo mismo
podríamos pulsar la tecla F3 y de esta forma ya estamos de regreso en la pantalla donde capturamos los
campos y esto es necesario porque si recuerdan en el inicio de la sesión comentamos que presentaríamos
dos funcionalidades adicionales siendo la segunda la función de poder visualizar de la manera más rápida
un documento contable que acabemos de registrar y no hay manera más rápida de realizar una acción que
hacer directo en la misma transacción.
Isa lo diseñó para que fuera de esa forma así que vamos a verlo en el sistema pero claro para poder
hacerlo lo primero que haremos es contabilizar el documento así que vamos a la barra de herramientas
estándar al botón con dibujo de disque de 3 y 10 pulgadas y que como ya sabemos para transacciones que
crean documentos contables tiene la funcionalidad de contabilizar no desgrabar como en transacciones
de datos maestros lo presionamos y como lo fue el caso con el primer documento que creamos el sistema
lo va a contabilizar y en la barra de estado nos va a indicar incluso el número de documento de este
nuevo documento.
Esto es lo mismo que hicimos la vez pasada pero justo ahora como lo indicamos con anterioridad vamos
a mostrar la capacidad del sistema para que de forma inmediata y desde esta misma transacción nos muestre
nuestro documento y realmente lo único que es necesario hacer es ir de nuevo al menú de documento y
seleccionar la segunda opción de arriba para abajo que tiene el texto de visualizar entonces llevamos
nuestro cursor a la opción y damos clic y listo en automático llevemos nuestro documento contabilizado
incluso podemos ver que ya tiene el número de documento
las fechas las afectaciones.
Vaya.
Prácticamente todo está idéntico excepto por un pequeño detalle que es que ahora vemos que la mayoría
de los campos están en gris es decir no podemos cambiar sus valores
esperamos que les haya servido mucho esta lección extra que como sabemos también son de lo más interesante
y por favor cualquier duda o comentario háganos llegar a Zapp en tu idioma arroba gmail.com.