Bueno y por fin llegamos a la parte que para muchos puede ser la más interesante hasta el momento ya
que vamos finalmente a utilizar los datos maestros que hemos creado en sesiones anteriores para poder
generar nuestro primer documento contable entonces sin más preámbulo vamos directo a registrar nuestra
primer cuenta por pagar al acreedor expertos en servicios de limpieza que creamos en el ejercicio de
datos maestros la ruta que hay que seguir es finanzas gestión financiera acreedores contabilización
F de 60 facturas
entramos a la transacción con doble click y podemos ver la gran cantidad de campos que el sistema nos
ofrece para poder capturar nuestro movimiento lo primero es ir con el cursor al campo de acreedor y
a pesar de que tenemos fresco en la mente el identificador de nuestro acreedor ya que lo hemos creado
hace unas pocas lecciones y lo hemos venido utilizando.
Mejor aprovecharemos para seguir demostrando la utilidad del botón de entradas posibles nos colocamos
en el campo de identificador y damos clic en el botón o como sabemos.
También es factible presionar la tecla F4 se nos presenta la ventana emergente con las opciones de entradas
posibles pero vean como esta vez la ventana es un poco diferente ya que tiene estas pestañas en la parte
superior
y esto lo que significa es que podemos hacer búsquedas con criterios diferentes en cada una de las pestañas.
En esta ocasión vamos a seleccionar la búsqueda de datos maestros de acreedores a partir de la sociedad
así que seleccionamos la pestaña con título acreedores por sociedad y verificamos que en el campo de
Sociedad de Felli esté el valor de la sociedad 1000 que es la sociedad de Felli en la que deseamos contabilizar
nuestro movimiento.
Una vez que verificamos esto podemos presionar la tecla Enter o también podemos llevar el cursor al
icono con el dibujo de paloma y dar clic en él.
En este momento el sistema busca todos los acreedores que cumplan con el criterio establecido y listo
ya vemos cómo nos está desplegando un listado con todos los acreedores.
Aquí nosotros simplemente ubicamos a nuestro acreedor expertos en servicios de limpieza que es el acreedor
al que le queremos contabilizar el movimiento y simplemente damos clic en cualquier parte de la línea
una vez que hemos hecho esto.
Como es usual en las ocasiones que utilizamos el botón de entradas posibles ya en automático se nos
autocompletar el campo del identificador con el valor correspondiente.
Espero también que esta pequeña sección acerca de cómo utilidad utilizar funcionalidades adicionales
del botón de entradas posibles les haya servido no sólo para que operen mejor el sistema sino también
para que se den cuenta que realmente no hay ninguna necesidad de aprenderse todos los códigos de identificación
de nuestros datos maestros.
El sistema siempre nos va a ofrecer ayudas y reportes para no tener que hacerlo una vez que tenemos
identificado el acreedor al que le contabiliza haremos el Movimiento Vamos a proceder a concretar las
fechas.
En este caso verifiquemos que tanto la fecha de contabilización como la fecha de documento tengan el
mismo valor aquí es muy interesante una vez más ver la funcionalidad tan dinámica del botón de entradas
posibles ya que como es de esperarse el botón se adapta y como el sistema sabe que éste es un campo
de fecha al nosotros dar clic sobre él lo que nos va a mostrar como ayuda es un calendario así que podemos
simplemente dar doble clic en la fecha que deseamos y con eso es suficiente para que quede el valor
correcto en el campo de fecha factura.
El campo de fecha de contabilización ya tenía el valor propuesto así que ya no es necesario cambiarlo
posteriormente hay que llenar el campo de importe que en este caso será por un monto de un millón de
euros.
Vamos a marcar la casilla de cálculo automático del impuesto para que el sistema calcule por nosotros
la porción de impuestos y en el campo de abajo que es el campo parece especificar el indicador de impuestos.
Sólo hay que verificar que se tenga el indicador 1 y que es al 10 por ciento para nuestro ejemplo.
Una vez capturados estos campos iniciales del documento podemos pasar a la sección inferior de la pantalla
donde lo que vamos a escribir es la cuenta de gasto de nuestro documento.
Para eso vamos a utilizar el dato maestro que creamos en la sección de datos maestros de cuentas de
mayor motivo por el cual vamos directamente a escribir en el campo de cuenta de mayor el valor de 416
1005 que es nuestra cuenta para gastos de limpieza el monto es el siguiente campo que debemos de completar
y después de hacerlo va a ser muy impresionante lo que voy a demostrar ya que de hecho voy a ocasionar
que el sistema nos genere un error.
Por qué.
Pues solamente para aprovechar y platicar un poco del módulo deseo contabilidad administrativa y también
para que ustedes vayan conociendo la forma en que SADP muestra los errores.
Así que una vez capturado el monto voy a llevar mi cursor a la barra de herramientas estándar y voy
a dar clic sobre el botón de continuar
lo que va a ocasionar que el sistema revise los campos recapturados del documento y entonces como ya
pueden ver en la parte inferior el sistema en la barra de estado nos estamos dando en rojo un mensaje
que dice la cuenta 416 1005 requiere una imputación relevante para la contabilidad de costes y lo que
este mensaje significa es que no hemos capturado ningún valor para el campo de centro de costos y en
unos momentos lo haremos solamente que antes hablaremos un poco de para qué nos va a servir hacer esto
y también comentaremos la implicación de que el mensaje sea como como éste es decir un mensaje de error.
Y es que si se fijan el sistema pareciera que está prácticamente trabado no puedo capturar los campos
de cabecera que estaban vacíos ni modificar los que ya estaban capturados.
No podemos registrar más imputaciones a cuentas de gastos Valle.
Básicamente tenemos dos opciones cuando el sistema nos manda un mensaje de error como el que vemos en
pantalla.
La primera y más normal es corregir nuestro error y eso realmente es lo que deberíamos de hacer si están
de acuerdo conmigo pues no es normal que debido a un error de captura ya no queramos hacer nada en el
sistema y cancelamos nuestra operación la factura ya nos la presentó el acreedor y por lo tanto es necesario
capturarla en el sistema y evidentemente en un momento posterior habrá que pagarla.
Entonces esto es lo que usualmente haremos para cualquier pantalla que nos muestre un mensaje de error
y es justo lo que vamos a hacer en unos minutos ya que la única otra opción sería cancelar nuestro proceso
llevando nuestro cursor a la barra de herramientas estándar y dando clic en el botón con el dibujo de
tache o la tecla de función F12.
Entonces ya comentamos que lo que nos interesa es corregir el error pero para que quede claro lo que
vamos a hacer primero hablaremos brevemente del módulo deseo en el que sabemos se lleva la contabilidad
administrativa.
En este hay un gran apartado llamado contabilidad de centros de costos y es en este en el que nos va
a interesar llevar toda la información para poder hacer un análisis de los costos reales que se incurren
en diversas áreas de la organización SEO.
Es un módulo que primordialmente recibe información de otros módulos siendo f y de hecho uno de los
principales.
Así que el valor del centro de costos que nosotros escojamos aquí tendrá toda la repercusión en el módulo
de aseo ya que de esa forma este gasto que estamos registrando será cargado al centro de costos que
escojamos y aparecerá de esta forma en los reportes que las personas encargadas de ese módulo generen
bueno.
Una vez comentado esto lo que vamos en este momento a capturar es el valor del centro de costos 1000
así que lo más sencillo es navegar por la pantalla utilizando la tecla de tabulador vean cómo cada vez
que la presiono el sistema mueve el campo actual al que sigue uno por uno y aunque hay que presionarlo
varias veces.
Alrededor de 12 de hecho y aunque aunque parece complicado o que hubiera muchos campos la buena noticia
es que existen varias formas de adaptar esta pantalla a nuestras necesidades y esto es algo que podemos
revisar en lecciones adicionales.
Bueno una vez en el campo vamos a capturar el valor que en este caso simplemente escribiéndolo y una
vez terminado esto el sistema ya debe de permitir contabilizar el documento y justo aquí es donde quiero
que pongan mucha atención ya que para realizar esta acción en el sistema vamos a utilizar el botón de
disquete de 3 y media pulgadas que hemos venido utilizando para terminar nuestras transacciones pero
lo que quiero mostrarles es que llevando el cursor al botón pero sin presionarlo el sistema me despliega
la ayuda y lo importante es notar que ahora el botón lo que realmente nos indica que va a realizar una
vez que sea pulsado es contabilizar.
A diferencia de todas las otras transacciones anteriores que hemos utilizado en las cuales la acción
era grabar y tal vez en este punto ustedes consideren que la diferencia no es grande pues simplemente
vamos a presionarlo y va a completar la acción nos confirmará nuestro número de documento creado en
la parte inferior de la pantalla y en la barra de estado y la información ya estará lista para poder
ser reportada en los estados financieros pero claro que es importante primero porque como podemos ver
en un futuro elecciones adicionales este mismo campo puede llegar a tener un uso diferente en otras
transacciones.
Pero en segundo lugar y probablemente más importante al presionar este botón en cualquier transacción
en que la acción sea contabilizar estaremos creando un documento que ya forma parte de la contabilidad
y que además como hemos comentado es totalmente auditable como último comentario antes de contabilizar
nuestro documento.
Vamos a navegar a la pestaña de pago para mostrar algo que también es sumamente importante.
Si recuerdan en la lección de Datos Maestros de acreedores al crear nuestro dato maestro en la última
pantalla escogimos unas condiciones de pago esto ocasiona como lo vamos a saber que al momento de estar
contabilizando cualquier cuenta por pagar con este acreedor el sistema nos ponga las condiciones de
pago que especificamos en dicho dato maestro entonces vamos a llevar nuestro cursor a la pestaña de
pago y daremos un clic viendo así cómo tenemos el campo de condiciones de pago ya con un valor autocompletado
que es el indicador y el identificador cero cero cero uno
que evidentemente fue el que escogimos al crear nuestro acreedor y que es el que especifica que este
movimiento debe ser pagado de inmediato y sin ningún descuento.
Claro está que si tuviéramos el caso de una factura que necesitara unas condiciones de pago diferentes
el valor de este campo sólo es propuesto y por lo tanto el usuario que esté capturando este documento
puede modificarlo a la condición de pago especial con esto queda demostrado una vez más la excelente
forma en que está programado el sistema dando la máxima flexibilidad al usuario.
Al mismo tiempo que facilita su trabajo sin más vamos a dar clic sobre el botón y una vez que nuestro
documento haya aprobado todas las revisiones que el sistema le exige se nos mostrará el mensaje de éxito
indicando que nuestro documento ya fue correctamente contabilizado como se pueden dar cuenta.
El sistema nos indica incluso el número de documento que generó de forma automática y que como veremos
más adelante nos puede servir para recuperar el movimiento.
Si esto es de nuestro interés muchas gracias por su atención y como siempre esperamos sus dudas y comentarios
a nuestro correo Zapp en tu idioma arroba gmail.com.