En la pasada sesión revisamos algunas de las clases de documento estándar que se tienen disponibles
para registrar documentos que afectan la contabilidad y a pesar de que hay tantas clases estándar puede
llegar a ser deseable crear una nueva clase en ciertas ocasiones hemos comentado que una de las principales
funcionalidades de las clases de documento es clasificar los documentos que se generan en el sistema
que afectan la contabilidad de cada una de las sociedades CFI del grupo empresarial.
Es importante recordar también que como lo hemos comentado a grandes rasgos en pasado sesiones existen
programadores que conocen a fondo el lenguaje de programación del sistema llamado APAP con el que pueden
crear nuevos programas o nuevos reportes para extender la funcionalidad estándar del software por lo
tanto pudiera ser deseable que el nuevo programa si realiza contabilización las identifique con una
clase de documento específicamente creada para estos efectos o si es un reporte que se utilice como
criterio de elaboración y presentación de la información.
La clase de documento
como ya se pueden dar cuenta es muy importante el uso adecuado de las clases de documento por lo que
vamos a mostrar cómo crear una nueva y para ese efecto ya nos encontramos en el menú de configuración
y expandimos la ruta de gestión financiera nuevo parametrización básicas de gestión financiera nuevo
documento clases de documento definir clases de documento de la vista de entrada de datos esta última
sabemos es la transacción en la que tenemos las clases de documento estándar pero también es la transacción
con la que podemos crear nuevas clases de documento de hecho el listado que se muestra cubre todos los
clases de documentos disponibles en el sistema por lo tanto ejecutamos dando un clic en el botón cuyo
dibujo es un reloj y una paloma verde a la izquierda del nombre y con eso el sistema nos presenta el
listado de clases de documento en opción de modificación y de esta forma podemos dar un clic en el botón
de entradas nuevas o simplemente podríamos presionar la tecla de función f 5 con lo que el sistema nos
presenta la pantalla de detalle para que podamos capturar todos los campos relevantes para nuestra nueva
clase.
Hemos comentado ya en algunas ocasiones la importancia de los identificadores en el sistema y por lo
tanto como es común para muchas configuraciones lo primero que nos solicite el sistema para poder dar
de alta esta nueva clase de documentos es completar el identificador sabemos que para las clases de
documento el identificador es a dos dígitos y puede ser alfanumérico es decir acepta tanto letras como
números.
Por lo tanto vamos a capturar como identificador el valor de z 1 si nos fijamos en la pantalla el campo
de descripción de la clase de documentos se encuentra deshabilitado por lo que no podemos dar de alta
ese parámetro en esta pantalla.
Dicha descripción pero en unos momentos más veremos cómo llevar a cabo la captura de la misma.
Por lo pronto Continuaremos el proceso de creación de la clase de documento y empezaremos asignando
el rango de números que se debe de utilizar para la nueva clase por lo que simplemente captura haremos
el número 13 en el campo de rango de números con lo que estamos indicando que ese es el rango a utilizar.
Dejaremos vacío el campo de clase de documento a utilizar cuando haya anulaciones lo que sabemos tendrá
el efecto de que el documento que se genere para anular tendrá la misma clase de documento z 1 Por el
contrario no vamos a dejar ninguna clase de cuenta vacía es decir vamos a marcar la casilla de activos
fijos deudor acreedor material y cuenta de Mallos ya que el programa que utilizará esta clase pudiera
llevar a cabo contabilización de todos tipos y finalmente marcamos en el apartado de control el campo
que permite contabilizar acciones en negativo dando clic en dicha casilla
con esto es suficiente para llevar nuestro cursor a la barra de herramientas estándar al botón cuyo
dibujo es un disquete de 3 y 10 pulgadas y presionarlo para que si el sistema nos solicita una orden
de transporte firmemos la orden
y así el sistema nos presente en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla el mensaje de
éxito confirmando que los datos fueron grabados correctamente hemos comentado que no nos fue posible
capturar la descripción de esta nueva clase de documento.
En esta pantalla por lo cual esto es algo que todavía tenemos pendiente pero la verdad es que es muy
sencillo llevar a cabo esta captura de la descripción.
Y es que basta con presionar el botón verde de la barra de herramientas estándar para regresar al listado
de clases de documento y es en este listado en el que podemos escribir la descripción deseada.
Por lo tanto escribimos clase de documento Shetty
y presionamos de nuevo el botón de disquete de la barra de herramientas estándar para grabar incluso
la descripción de nuestra nueva clase de documento.
Una vez que hemos hecho esto el sistema nos confirma la grabación correcta de nuestros datos con el
mensaje de éxito que presenta en la barra de estado del sistema.
Aún así nos gustaría quedarnos más tranquilos y asegurar que incluso la descripción quedó grabada correctamente
por lo que podemos ver el detalle de nuestra nueva clase de documento seleccionando con el botón que
se encuentra a la izquierda de su nombre y presionando el botón de la barra de herramientas de la transacción
que muestra el detalle y qué sabemos.
Es el segundo cuyo dibujo es una hoja con una lupa enfrente
y ya en la pantalla de detalle podemos fácilmente identificar que en el campo de denominación en el
que no podemos escribir directamente en esta pantalla el sistema presenta el texto descriptivo que capturamos
en la pantalla anterior.
Con esto nos hemos asegurado de que nuestra configuración está correcta y podemos regresar al menú de
configuración presionando la tecla de función f 3 en dos ocasiones
con lo que estamos de vuelta en el menú y listos para seguir trabajando en el sistema esperamos que
sea de mucha utilidad lo revisado en estas pasadas sesiones en las que hablamos acerca de las clases
de documento y le solicitamos nos hagan llegar sus dudas directamente a nuestro correo Zap en tu idioma
arroba gmail.com.