Nos encontramos en un punto en el que hemos realizado las configuraciones más importantes de las estructuras
organizativas hemos configurado y creado los datos maestros más básicos e importantes del módulo por
lo que estamos casi listos para poder indicar a los usuarios que ya pueden llevar a cabo las primeras
contabilización en el sistema pero para que llegue lleven a cabo este proceso de la mejor manera revisaremos
otra pieza central de la configuración del módulo que impacta directamente las operaciones de los usuarios
nos referimos a las clases de documento y que son tan importantes que incluso tienen impacto en los
procesos de otros módulos cuando los mismos generan documentos que tienen consecuencia en el módulo
de contabilidad financiera.
Las clases de documento tienen como principal objetivo clasificar los diferentes tipos de movimientos
contables que se registran en el sistema.
Y es que las clases de documento son creadas en Configuración y posteriormente los usuarios las escogen
al momento de ser contabilizando de hecho son tan importantes que existen ya unas clases de documento
que se conocen como clases de documento estándar y que se recomiendan utilizar para procesos normales
en el sistema.
Pero como ya hemos mencionado se pueden crear nuevas clases de documento y veremos en qué caso es conveniente
pero antes comentaremos más a fondo algunas características de las clases de documento que es muy importante
entender.
Su principal función es clasificar cada documento que se registre en la contabilidad.
Por ejemplo un pago de un acreedor una factura de un deudor un anticipo de un acreedor etcétera.
Cada una tiene ligado un rango de números.
Una vez creada se pueden utilizar en cualquier sociedad de fe.
También son utilizadas por programas que generan contabilización de forma automática.
Ya que el especificar una clase de documento es requerido para cualquier proceso que genere un documento
que afecte la contabilidad.
Ahora bien Revisemos algunas de las clases de documento estándar que se tienen en el sistema y que podemos
utilizar para registrar los documentos contables.
Y lo primero que hay que mencionar es que como prácticamente cualquier dato maestro u objeto que se
tenga en el sistema se debe de especificar un identificador en este caso el identificador esos dos dígitos
por ejemplo zì.
Comencemos por la clase de documento caérsele esta clase de documento nos permite registrar de forma
estándar las facturas que nos presenten nuestros diversos acreedores al contabilizar un movimiento con
dicha clase de documento en la transacción adecuaban el sistema e incluso genera la cuenta por pagar
correspondiente lo cual podemos hacer directamente desde el módulo de contabilidad financiera sin tener
que haber pasado por todo el proceso del módulo de gestión de materiales.
De forma similar tenemos la clase de documento de red que nos sirve para registrar de forma estándar
las facturas que nosotros presentemos a nuestros clientes muy parecido al anterior ya que siempre que
contabilizamos utilizando esta clase de documento en la transacción adecuaban se reconocerá la cuenta
por cobrar correspondiente y una vez más esto lo podemos hacer de forma directa en el módulo de contabilidad
financiera sin tener que realizar todo el ciclo de ventas
tenemos otras clases de documento estándar como lo puede ser la llave con la que podemos registrar movimientos
generales como pueden ser un traspaso entre cuentas de bancos por ejemplo existe otro documento estándar
general cuyo identificador es ESEA
podemos mencionar también las clases de documento estándar GACETA. y DZ La primera es decir la clase
de documento estándar GACETA. nos sirve para registrar en el sistema un pago que realizamos a un acreedor
y con esto saldar su movimiento.
Esto sabemos es un proceso que pertenece al 100 por ciento al módulo de contabilidad financiera por
lo que es en este en el que se utilizará la mencionada clase de documento.
Por otro lado tenemos la clase de documento estándar DZ con la cual podemos registrar la entrada de
un pago que un cliente ha realizado para saldar una cuenta pendiente que tuviera con la empresa.
De igual forma el proceso de cobranza y de registro de la entrada del pago es una labor de las personas
encargadas del módulo de contabilidad financiera por lo que una vez más esta clase de documento únicamente
se utilizará en este módulo
lo cierto es que existen varias más clases de documento.
Incluso como hemos comentado algunas que se originan en módulos diferentes al DF y contabilidad financiera
lo que es más nosotros podemos crear nuevas clases de documento pero antes de avanzar más en la explicación
es necesario retomar un punto que comentamos al inicio pero que es de suma importancia y es que cada
una de ellas debe tener asignado un rango de números.
El concepto de rango de números para clase de documento es sencillo ya que lo que debemos de entender
es que cada que se genere en el sistema un nuevo documento es necesario que dicho documento tenga un
número que lo identifique y dicho identificador se tiene que determinar a partir del rango de números
asignado a la clase de documento.
Una vez que estamos hablando de los rangos de número para clases de documento bien vale la pena mencionar
que cada uno de estos rangos puede ser declarado de tipo numeración interna o de numeración externa
y la diferencia sabemos es que al establecer el tipo de numeración interna el sistema es el encargado
de asignar el identificador numérico asignación que lleva a cabo utilizando un consecutivo.
En cambio si se determina que el rango de números debe de manejarse con numeración externa entonces
cada usuario al estar contabilizando tiene que indicar al sistema el número de identificación del documento
cuidando que no sea un número que ya hubiera sido asignado a un documento previamente
como última parte de la presente sesión.
Nos gustaría comentar a grandes rasgos la razón por la que sería deseable crear una clase de documento
nueva y para entenderlo.
Lo primero que hay que recordar es que la función primordial de las clases de documento es clasificar
todos los movimientos que se originan en la contabilidad.
Por lo mismo es normal útil utilizar para muchos de los procesos estándar del sistema los documentos
estándar.
Sin embargo puede ser que por ejemplo para algún proceso específico o incluso para algún programa que
genere contabilización es automáticas nos interese que todas las contabilización es que produzca las
registre con una clase de documentos que hayamos creado en configuración específicamente para dicho
programa y de esta forma incluso al estar generando reportes sea mucho más sencillo saber cada movimiento
a qué se refiere o cómo fue originado.
Un ejemplo podría ser el proceso de carga del extracto bancario por el cual a grandes rasgos se recuperan
los movimientos de nuestras cuentas bancarias de los portales web de cada banco y se contabilizan dichos
movimientos en el sistema.
Para este proceso podríamos crear una clase de documento nueva Z X por ejemplo
esperamos sea de utilidad lo revisado en esta lección teórica ya que en las lecciones prácticas que
siguen los revisaremos directamente en el sistema.
Por lo mismo les recordamos que pueden escribir a nuestro correo para cualquier duda o comentario que
les surge.