En esta segunda parte de la lección vamos a capturar los campos de dirección en los que debemos describir
de inicio la calle.
En este otro campo
tenemos también que colocar el número en el que está ubicada la oficina en dicha calle.
En este campo
posteriormente es necesario capturar el código postal cero nueve mil 250 la ciudad que será Berlín y
finalmente un campo por demás importante que es el del país en el que está ubicado nuestro proveedor
y que aprovecharemos para explicar otro elemento básico de navegación de las pantallas.
Pero que es de extremada importancia y que se llama Match Maxcom que muchas veces las personas no lo
traducen pero que es un nombre correcto en español sería el botón de entradas posibles y que es también
muy común que le conozcamos como el F4.
Simple y sencillamente porque en casi cualquier campo de cualquier pantalla del sistema si el mismo
tiene habilitada esta funcionalidad basta con que nos coloquemos sobre él y presionamos la tecla F4
de nuestro teclado pero entonces qué es el botón de entradas posibles.
Pues es una funcionalidad que el sistema nos ofrece para que tecleamos menos pero más que nada presenté
el beneficio de reducir los errores de y para explicar cómo funciona.
Lo mejor es ver el ejemplo en el sistema.
Por lo mismo vamos a posicionarnos en el campo de país y una vez que estamos situados en dicho campo
vemos cómo justo a la derecha se habilita un pequeño botón que tiene varios cuadrados blancos es importante
que se fijen que en este momento en ningún otro campo puede tener esta funcionalidad es decir tómense
un momento y vean como en toda la pantalla no hay ningún otro campo que tenga a su derecha este botón.
Esto es porque el botón de entradas posibles únicamente se activa para el campo que tenga un listado
de valores en la base de datos y siempre y cuando estemos posicionados sobre dicho campo.
Bueno una vez aclarado esto lo que vamos a hacer es llevar nuestro cursor hacia la derecha hasta el
botón y dar un clic sobre él.
Y ahora lo que vemos es que el sistema nos muestra una pequeña ventana que es lo que contiene es un
listado con los países permitidos para esta instalación de esa vean cómo de lo que se compone es de
dos columnas.
La primera que es un código compuesto por dos letras y la segunda que es la descripción del valor que
en este caso al ser un listado de países pues es simplemente el nombre del país aquí es donde vemos
otra de las grandes ventajas del botón dentro de dos posibles ya que si se dan cuenta algunos de los
códigos de los países son un poco extraños o al menos no como nosotros los hubiéramos establecido por
lo que basta con pedir ayuda al botón de entradas posibles y simplemente en el listado buscamos el valor
deseado que en este caso es el del país y no nos tenemos que preocupar por aprendernos todos los posibles
códigos de cada uno de los países en los que tenemos proveedores sino que simplemente lo buscamos en
el listado y damos doble clic sobre el nombre del país y lo que vemos es que el valor del identificador
del país ya se tiene automáticamente en el campo
ahora bien como es fácil que sepan o incluso por la experiencia y que algunos de ustedes ya tienen pues
hay ocasiones en donde nos vemos tentados a no utilizar este botón de entradas posibles y simplemente
escribir el código que en este caso es de E para Alemania y yo lo único que les diría en este punto
es que si es factible hacerlo pero sólo para cuando tienen ya mucho tiempo de experiencia en el sistema
en el que están trabajando.
Si no es este el caso es decir si no son usuarios que ya tienen mucho tiempo de experiencia en el sistema
siempre les voy a recomendar utilizar la funcionalidad del botón de entradas posibles ya que además
les va a ayudar a evitar los clásicos errores de dedo que hasta los usuarios y consultores con décadas
de experiencia nos ocurre.
Es también importante fijarnos que no todos los campos tienen habilitada la funcionalidad de entradas
posibles y esto tiene todo el sentido ya que por ejemplo el sistema no tiene forma de saber el nombre
de todos los acreedores posibles con los que nuestro grupo empresarial va a tener operaciones.
Por lo tanto el campo de nombre no tiene la funcionalidad de entradas posibles o por poner otro ejemplo.
Piensen ustedes acerca de una transacción para generar una cuenta por pagar que veremos adelante en
dicha transacción.
Como bien se pueden imaginar existe un campo para capturar el monto.
Pues evidentemente el sistema no tiene forma tampoco de saber todos los posibles montos de todas las
facturas que se van a capturar en el día a día por lo que vemos este es otro buen ejemplo de un campo
en el que no se tiene la funcionalidad de entradas posibles vemos cómo hay más campos que podríamos
detallar de nuestro acreedor como un apartado de correo tradicional el código postal del mismo y muy
importante un poco más abajo los datos de una persona de contacto como ustedes pueden fácilmente imaginar
si nuestro proveedor es una gran empresa con cientos o miles de empleados sería todo un reto estarnos
comunicando al conmutador de las oficinas centrales siempre que tuviéramos una duda o comentario por
lo que en estos campos vamos a poder capturar los datos de la persona de contacto que nos haya asignado
nuestro proveedor.
Hay que completar entonces los campos por ejemplo del teléfono fijo.
Evidentemente con extensión del fax y otros más una vez que hayamos completado todos los campos deseados
lo que podemos hacer para avanzar a la siguiente pantalla de datos del acreedor es presionar la tecla
Enter o la otra opción que tenemos es llevar nuestro cursor a la barra de herramientas de transacción
que como sabemos está justo por debajo de la barra de título y que tiene estos dos botones.
El segundo de ellos siendo el que tiene un dibujo parecido a una hoja blanca con una flecha verde apuntando
hacia la derecha y que es un botón que justamente dice pantalla siguiente y que como podemos ver hace
exactamente lo mismo que la tecla F8 vemos en esta otra pantalla que hay bastantes más campos que podemos
dar de alta para el dato maestro de nuestro acreedor como hemos comentado en muchos campos pero para
no extender demasiado esta sesión por el momento no captura haremos nada adicional en esta pantalla
y conforme vayan siendo utilizados hablaremos más de algunos de ellos igual.
Por el momento pasaremos a la siguiente pantalla presionando la tecla Enter o igual dando clic a nuestro
botón de pantalla siguiente en la cual podemos capturar datos de la cuenta bancaria para cuando quisiéramos
pagar a través de transferencias directo a su cuenta bancaria en lugar de hacer el pago con un cheque
o con efectivo.
En esta siguiente pantalla uno puede detallar más a fondo las personas de contacto que vamos a obtener
con este acreedor ya que en ocasiones para algunas empresas de ciertas industrias se llega a dar el
caso de que una sola entidad les sirve para comprar muy diversas materias primas por ejemplo y por lo
tanto se necesitan establecer varias personas de contacto.
Posteriormente el sistema nos va a presentar una pantalla muy importante que es la pantalla de gestión
de cuenta en contabilidad financiera y que evidentemente es de trascendental importancia para el módulo
que estamos estudiando que se y aunque son muchos los campos que se nos presentan el más importante
y el campo en el que les pido en este momento centrar su atención es el de cuenta sociedá Y es que justo
en este campo es en el que nosotros vamos a poder escribir la cuenta contable en la que deseamos que
este acreedor reconcilie sus movimientos el ejemplo típico aquí es el de asignar a nuestro acreedor
la cuenta de mayor de cuentas por pagar nacionales y para hacer esto una vez más vamos a apoyarnos en
la gran funcionalidad como conocida como botón de entradas posibles entonces vamos a llevar el cursor
encima del campo y vean cómo justo cuando hacemos clic sobre él se nos habilita a la derecha este botón
ahora vamos a llevar el cursor al botón de entradas posibles y damos clic se nos despliegan las diferentes
cuentas contables que podríamos asignar al dato maestro de nuestro acreedor.
Aquí por ejemplo vemos que si este fuera un proveedor del que compramos algún material muy especializado
y que se encuentra en un país extranjero ya que nadie en nuestro país vende dicho material entonces
deberíamos de estar escogiendo la cuenta 161 000 llamada débitos de acreedores exterior pero como comentábamos
este será un primer ejemplo donde nuestro acreedor si se encuentra en el mismo país que nosotros y por
ende seleccionaremos la cuenta 160000 llamaba débitos de acreedores interior Otro campo importante y
que incluso vemos la transacción nos está marcando como requerido es el campo de grupo de tesorería
y que nos va a servir para hacer la conexión con el módulo de tesorería básica específicamente con los
reportes de previsión de liquidez y posición de efectivo entonces vamos a obtener la ayuda del botón
de entradas posibles para de esta forma especificar que deseamos que los movimientos que tengamos con
este acreedor se muestren en el grupo a uno que es el de acreedores nacionales en general y de esta
forma el tesorero cuando esté determinando las necesidades de liquidez a muy corto plazo de la empresa
pueda contemplar los movimientos que le correspondan a este acreedor y también acumulados en este grupo
los de todos los demás acreedores con los que se tenga identificados.
Una vez capturados estos campos vamos a presionar la tecla Enter o vamos a llevar nuestro cursor al
botón de pantalla siguiente para ahora verificar otro campo que es trascendental para nuestro módulo
F y y que se llama condiciones de pago.
Aquí lo vemos y por qué es tan importante este campo pues por qué va a ser el campo que como su nombre
lo indica muy claramente nos ayuda a que cada cuenta por pagar que se origine.
Para este acreedor se le pongan unas condiciones de pago por defecto.
Nada como un ejemplo para especificar más a fondo lo que son las condiciones de pago donde podríamos
citar la más clásica que sería pagadero inmediato sin ningún descuento.
Otra condición de pago podría ser la de descuento del 3 por ciento si se paga dentro de los primeros
15 días.
2 por ciento de descuento si se paga del día 16 al día 30 y finalmente que se considere como vencida
a partir del día 45.
Bueno después de aclarar un poco más esta parte de las condiciones de pago vamos a escoger utilizando
el botón dentro de dos posibles la más conveniente para nuestro caso que es la condición de pago cero
cero cero uno que es la de pagadero inmediato sin descuento basta con que le demos doble clic y listo.
Sabemos que el código identificador de la condición se auto complete en el campo una vez que hemos terminado
de capturar estos campos requeridos.
Podemos darnos cuenta que todos los demás son opcionales y que por el momento podemos dejar sin un valor
y podemos proceder a grabar ya nuestro dato maestro.
Para esto lo que tenemos que hacer es lo mismo que para el dato maestro de nuestra cuenta contable.
Es decir hay que llevar nuestro cursor hacia la barra de herramientas estándar y dar clic sobre el botón
de grabar que tiene el dibujo de un disquete de 3 y media pulgadas y que de igual forma va a servir
para grabar el dato maestro en el sistema.
Como podemos ver de nuevo si nos posicionamos sobre el botón sin presionarlo lo importante aquí es notar
que el sistema también nos está otorgando el identificador de nuestro acreedor y qué es el código que
vamos a necesitar siempre para identificarlo.
Y también es importante que sepan que éste será el acreedor que utilizaremos en nuestros procesos subsecuentes
agradecemos su atención y esperamos como siempre le sea de utilidad lo revisado en esta lección y si
tienen alguna duda escriban a nuestro correo Zapp en tu idioma arroba gmail.com.