En este video abordaremos un tema del curso con el fin de que te prepares muy bien para tu certificación
mundial tu vida laboral y tu desarrollo profesional.
Veamos la parte de 7.5 información documentada.
Si ya conoces otras normas este numeral es muy entendido la mayoría de los sistemas de gestión tienen
un numeral que trata la información documentada 7.5 información documentada.
Esto quiere decir que si se va a tener por ejemplo una política ésta debe tener un formato establecido
para ella y muy seguramente se van a llamar con las siglas de p o l que viene de las iniciales política
cierta numeración y un control de versiones.
La norma exige que el sistema de gestión de la seguridad de la información de la organización incluya
la información documentada requerida por esta norma y además la información documentada que la organización
ha determinado que es necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la seguridad de la información
Miremos ahora el 7 puntos 5.2 creación y actualización hay compañías de seguros que su personal o agentes
de seguros son personas flotante que requieren diligenciar ciertos formatos se requiere que estén compartidas
a cierto nivel de redes externas.
Todas esas necesidades deben ser contempladas en la gestión documental y deben ser totalmente claras
y deben tener unas reglas de juego qué si a partir de mañana yo le voy a exigir a una persona que cumpla
con un procedimiento o con una política por lo menos debo tener claro cuál es la última versión de la
política que le estoy pidiendo que cumpla.
Porque puede que la persona no lo sepa porque nunca se fue claro con eso o no sea consciente de que
la política cambió.
El anterior ejemplo ilustra la necesidad de crear documentos pero además de mantenerlos actualizados
y como vimos en el numeral anterior comunicarlo para tener claridad la norma dice que la empresa debe
asegurarse de que se identifican y describen en los documentos que se tiene un formato y medio de soporte
y que hay una documentación se le hace la revisión y aprobación con respecto a la identidad y adecuación
finalmente en el numeral 7.5 punto 3 se establecen los requisitos sobre el control de la documentación.
Yo recomiendo que pasar el video y lea esta parte bueno para cuando se habla del control de la información
documental también deben haber controles establecidos para el almacenamiento donde van a estar los opositores
de la información cuáles son los repositorios autorizados.
Hay que sacar un backup o respaldo de la información.
Cuáles son los comités autorizados para cuando se vayan a realizar cambios por ejemplo en la política.
Quién es el que va a revisar esos cambios y los va a autorizar.
Si vamos a realizar cambios en los procedimientos mínimo el que ejecuta el procedimiento en la parte
operativa debe estar en concordancia con esos cambios y el dueño del proceso también debe al menos autorizar
el cambio.
Hay que tener en cuenta que el tema de la documentación cuando se está revisando desde un rol de auditoría
debe verse de forma coherente.
Esto para prevenir que cuando se esté realizando una entrevista se afirme tener cierta información pero
cuando nos presentan la documentación no está ni siquiera en el formato establecido.
No tiene etiquetado no tiene control de versiones desde la perspectiva de un auditor.
Eso ya es un hallazgo y darán ciertos criterios a la hora de auditar los documentos y verificar su validez.
Es muy frecuente que a veces se hagan cambios de última hora pero nunca se aplican a la realidad de
la empresa.