Principales consideraciones que el auditor debe de cuidar en el proceso de documentación de las auditorías.
Primero, la documentación de la auditoría debe ser clara, concisa, precisa y explícita, de tal forma
que facilite llegar a las mismas conclusiones que el auditor.
En otras palabras, los papeles de trabajo deben explicarse por sí mismos, dado que cualquier explicación
verbal del auditor no constituye un soporte adecuado sobre su desempeño frente al trabajo siguiente.
Cada papel de trabajo incluye una descripción de la naturaleza de los procedimientos realizados en la
auditoría.
También se debe de incluir los resultados de los procedimientos y las evidencias obtenidas de la auditoría.
Se documentan los asuntos importantes y las conclusiones alcanzadas.
Se indica la metodología y las herramientas utilizadas en el trabajo de auditoría al cierre del proceso
de auditoría.
El equipo deberá excluir todos los archivos inconclusos o que no agreguen valor de evidencia al proceso
de la auditoría realizada para evitar confusiones y desviaciones de las apreciaciones al momento de
emitir el informe final.
Muy bien.
Cada papel de trabajo debe de contar con las siguientes informaciones Primero, fecha de elaboración,
firmas del revisor y del preparador.
Páginas enumeradas.
Documentación completa y clara.
Nombre del auditado.
Nombre del auditor.
Iniciales y el rol.
Nombre del área auditoría o del departamento de auditoría.
Fecha de corte o período de la auditoría?
Objetivos de la auditoría.
Procedimientos desarrollados.
Resultados del análisis y evidencias y conclusiones.
Todas estas son informaciones esenciales que deben de poseer nuestra documentación.
Muy bien, ahora vamos a ver errores que se suelen tener en los procesos de documentación.
El primero de ellos es mantener en el archivo de papel de trabajo documentos o análisis que no fueron
completados ni concluidos, quedando entonces incompletos y sin aporte de evidencia.
El siguiente es dejar anotaciones que hace el auditor en los documentos como hipótesis conclusiones
parciales si estos preliminares planteados o informaciones pendiente por incluir como cifras, nombres,
fechas, etcétera, también conclusiones preliminares que el auditor ha incorporado, pero que no ha
sido discutida con el líder del equipo de auditoría.
Que se adicionen o reemplacen a último momento documentos o papeles de trabajo que no sean revisados
por el auditor líder responsable.
Errores en la referencia cruzada con el archivo donde se desarrollan los análisis.
Ausencia de firmas del auditor o del líder revisor.
Olvidar incluir papeles de trabajo o de gran importancia probatoria que aunque fueron preparados y procesados,
no se vincularon a la documentación.
Y por último, usar plantillas de trabajos realizados en otros clientes o en otros procesos y no actualizar
los encabezados de los archivos y demás datos propios del trabajo que se realizó.
Quizás este es uno de los errores más recurrentes.
Es bueno señalar que los archivos físicos están más expuestos a estos tipos de errores que herramientas
para la documentación de auditoría.
En la actualidad existen herramientas de software que hacen mucho más práctico y eficiente el proceso
de la auditoría.
Teniendo en cuenta que estas herramientas permiten controlar el flujo de la documentación y permiten
implementar controles de acceso para que la documentación confidencial sólo pueda ser visualizaba por
los miembros del equipo de auditoría asignada.
Una recomendación al utilizar herramientas informáticas para administrar y guardar la información es
establecer un mecanismo que permita tener una copia de seguridad o backup completa de todos los proyectos
y promover que el auditor responsable del trabajo con mucha frecuencia realice los respaldos en caso
de que la herramienta no tenga una opción para que esos respaldos backup se realicen de forma automática.
Esto ahorra verdadero dolores de cabeza, ya que el riesgo de pérdida de información de los computadores
es bastante alto.
Muy bien, estas son algunas de las herramientas más utilizadas para la documentación de las auditorías.
Tenemos Tim Maid hizo Tool Galvan a es caites Word con su producto Working Paper.
Y por último, hay auditoría.
Son herramientas utilizadas.
Cada una tiene sus cualidades y características.
En el caso de Galvan A es adquirio no hace mucho la herramienta hace LRS, que es una herramienta utilizada
para la documentación de auditoría.
Yo personalmente he usado tres de estas herramientas de MAPP hace LGS ahora Galvani es Caites World
Working Peplum.
Manera que le puedo decir que son herramientas bastante buenas y muy útiles para la actividad de auditoría.
9 En este módulo le voy a dejar algunos videos relacionados a estas herramientas para que vean una pequeña
introducción a las mismas.
Espero les sea de mucha utilidad.